大部分的人，都需要知道如何有效的计划自己的行动。为了达到这个目的，你必须选择合适的工具，基本上现在有三种选择：1.普通纸质的记录本 2.带有快速index的活页万用手册 3.智能手机或PDA产品。

我并不是一个电子产品不适者。我曾经拥有Palm的一些产品，后来又拥有了Palm Centro智能手机和Windows SmartPhone智能手机。但是前几天，我决定改用活页万用手册，这是基于以下几点考虑：

1.电子产品更新太快，太频繁。就像我7年以前不能想象Palm会消声匿迹一样，你恐怕也很难确定7年后是否苹果还在，如果在的话，唯一肯定的是新苹果智能手机恐怕操作方式必定和现在的有所不同。那样你习惯了的使用方式一切就得重新开始。但是使用纸质的东西，不仅比电子产品提供的屏幕大，不用插电，而且你不用担心你学会的东西会那么快的变得没用。

2.普通的纸质笔记本不适合做行动规划。首先它太便宜，以至于很多人潜意识觉得不值得珍惜它们，看看自己使用过的笔记本，有多少还有大量的页面留着空白，而记录的事情又杂乱无章。其次，你无法为它们更换页面，在做会议纪录时，首先必须花费好几秒钟翻找到下一个空白页，而当你需要建立一个计划或者“代办事项清单”的时候，你又很难把它们和前后大量的会议记录区别开来。

接下来，很自然的，活页万用手册就变成了唯一的选择。基于我个人的经验和使用Palm产品的经验，我是这样使用万用手册的：

把手册分成几个部分：

a.计划：（planning）在这里万用手册有月历和周历。我习惯在月历中标明工作日、假日和出差时间安排。 在每周计划部分里，粗略写下每周需要完成的事情。

b.为执行计划分配时间：（这种万用手册带有每日日程安排 appointment页）：每天总免不了接到通知，明天需要参加某些简短的工作会议，或者有联系人电话约好要来洽谈。在知道这些具体的时间后，按照时间表把事情写下来。，配合手机的闹钟，让自己不会错过时间。

c.跟踪你的进度：（待办事项清单）一些简短的事情可以即刻完成，比如参加某个会议，只要你到场了，大多数会议都得开完。但是某些事情就不是那么简单了，比如你需要负责开发某个软件，或者写一份报告。此时你需要建立一个待办事项清单（todo list），按照优先级排列，重要的事情把它标红，不那么急迫的标绿。一旦完成一项，就把这个勾掉。

d.会议记录或备忘录(memo)：顾名思义，每个人都做过，因此不用说了，但是注意，如果会议后形成了你必须要做的事情，请你在回到“计划”，把这些事情列入计划。

e.想法，点子：每个人有时都有某些很棒奇思妙想，如果不记录就很可能忘记。

f.通讯录。虽然手机已经有通讯录了，但是你仍需要一个纸件的备份品。

好了，关于万用手册（organizer）暂时就先些这么多，对这个话题感兴趣的读者，请自行搜索GTD （GET THING DONE）的概念，希望会对你有所帮助。